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As empresas que não seguem as recomendações determinadas nesta publicação, sejam elas de prestação de serviços, venda ou revenda de peças, materiais ou insumos, provavelmente correm sérios riscos de perder clientes e de isolamento total no mercado, por não se adequarem ao contexto no aspecto da legislação vigente e ao que boa parte das empresas contemporâneas estão implantando no aspecto financeiro, fiscal e contábil.
O processo de elaboração de propostas técnicas e comerciais além de delicado é fundamental para evitar transtornos, prejuízos e garantir um bom relacionamento com os clientes, através de comunicação objetiva e eficaz, afinal se for necessário um determinado cliente igar duas, três ou quatro vezes para um mesmo fornecedor ou prestador pra solicitar, cotação, CST, NCM e outras inrfomações omitidas em uma proposta, é óbvio que ele encontrará outro forncedor, que após uma única consulta, fornecerá TODAS as informações necessárias para que ele possa iniciar o processo de compra.
Mas antes de entrar nos pormenores e determinar as melhores práticas é necessário desmistificar conceitos que foram ao longo dos anos, substituindo equivocadamente as boas práticas por diversos motivos, assunto que caberia em uma publicação à parte e que não será abordado neste artigo, para não incorrer em disgressão ao tema proposto.
Quando uma determinada empresa faz uma consulta técnica e comercial, o pessoal das áreas técnicas (Engenharia & Manutenção) e os compradores, esperam obter uma proposta técnica e comercial, mas acabam recebendo em muitos casos, um documento descrito como orçamento ou cotação, o que não deveria acontecer pelos dois motivos a seguir:
- Orçamento ou Budget é o termo utilizado na administração para definir a previsão, aplicação, alocação e classificação de recursos financeiros (Receitas & Despesas) de uma determinada empresa ou instituição pública ou privada.
- Cotação é o termo utilizado pelo pessoal de compras para definir o processo de consulta das condições técnicas e comerciais dos prestadores de serviços e fornecedores de peças, materiais e insumos.
Portanto, os termos Orçamento e Cotação não devem ser utilizados fora dos respectivos contextos descritos acima, ou seja, eles devem ser substituídos pelo termo, proposta técnica e comercial, ou até mesmo por proposta comercial, com o objetivo de padronizar a comunicação, assim como, as relações comerciais B2B.
Geralmente o profissional que realiza o cadastro de um fornecedor, prestador ou produto, precisa de informações básicas a respeito da empresa ou produto para prosseguir com o processo de compra, portanto abaixo seguem as principais informações que por padrão, devem estar presentes em uma proposta técnica e comercial:
CABEÇALHO:
- PAPEL TIMBRADO
O papel timbrado é extremamente importante nas relações comerciais, pois além de difundir a marca, facilita na identificação da origem de um determinado documento.
- NÚMERO DA PROPOSTA
O número da proposta é obrigatório, um vez que serve de identificação, referência e vínculo durante todo o processo de orçamentação e compra.
- RAZÃO SOCIAL
A razão social deve acompanhar a proposta, orçamento ou cotação, pois facilita a elaboração de uma requisição de compra em caso de aprovação.
- NOME FANTASIA
O nome fantasia deve acompanhar a proposta, orçamento ou cotação, pois facilita a elaboração de uma requisição de compra em caso de aprovação.
- CNPJ
O CNPJ deve acompanhar a proposta, orçamento ou cotação, pois facilita a elaboração de uma requisição de compra em caso de aprovação.
- ENDEREÇO COMPLETO (COM ESTADO, CIDADE, RUA E CEP)
O endereço é uma informação obrigatória nas propostas técnicas e comerciais, pois ajuda a identificar a origem, principalmente no caso de empresas que possuem matriz e filiais, afinal ninguém quer gerar uma requisição ou pedido de compra para o CNPJ errado, e ao filtrar os fornecedores cadastrados em um determinado sistema, o endereço e o CEP servem para ajudar a destinguir e determinar o cadastro que atende ao CNPJ de faturamento descrito na proposta técnica e comercial.
- TELEFONES (FIXOS E MÓVEIS) E SITE
Os dados de contato, são de extrema importância para facilitar que o cliente encontra uma determinada informação de contato, a ssim como para que ele possa indicar a sua empresa para outras pessoas com facilidade, mantenha-os SEMPRE atualizados. - E-MAIL
O endereço de e-mail é o meio pelo qual o cliente pode tirar dúvidas e fazer novas consultas, mantenha-o sempre presente e atualizado em sua propostas técnicas e comerciais, pois até mesmo o pessoal de compras poderá utilizá-lo para solicitar atualizações e até mesmo para realizar negociações formais.
PÓS CABEÇALHO:
- RESPONSÁVEL
Toda e qualquer pessoa envolvida no processo de compra, pode em algum momento precisar fazer contato com fornecedores e prestadores, portanto além do telefone, indique nas propostas técnicas e comerciais de sua empresa um vendedor responsável por cada cliente, pois isso além de direcionar, dá um aspecto de atendimento humanizado.
- DATA DA EMISSÃO
A data de emissão serve de referência para que durante o processo de compras, que em muitos casos é demorado, os envolvidos identifiquem se a proposta precisa ou não ser atualizada.
- A/C
Citar o nome de quem solicitou a proposta é fundamental pra facilitar a comunicação, afinal a proposta é um documento que passa pelas mão de diversas pessoas, do Planejador, ao Programador e Gestor de Manutenção, até os compradores, gerentes e diretores, podem em algum momento ter que analisar a proposta para aprová-la ou reprová-la.
- SOLICITANTE
O solicitante serve para identificar a origem da solicitação, ou seja, é onde qualquer dúvida referente ao escopo da proposta poderá ser esclarecida, tanto por parte do fornecedor, prestador como das demais pessoas envolvidas no processo, como o compras por exemplo.
- OBJETO DA PROPOSTA (PEÇA, SERVIÇO OU INDUSTRIALIZAÇÃO)
O objeto da proposta é um resumo do que está sendo ofertado e facilita durante todo o processo e não pode faltar em uma proposta técnica e comercial.
PRÉ CORPO:
- TIPO DE PROPOSTA (INDUSTRIALIZAÇÃO, PEÇA OU PRESTAÇÃO DE SERVIÇO)
O tipo de proposta é fundamental para quem lança a requisição de compra, logo não pode ser omitido de propostas técnicas e comerciais. - RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
O nome do responsável pela proposta é importante pois é ele que vai esclarecer qualquer dúvida que venha a surgir durante o processo de compra.
- EMAIL DO RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
Assim como o nome do responsável pela proposta, o email é fundamental para tirar dúvidas e para novas consultas. - EMAIL ALTERNATIVO
Assim como o nome e o email do responsável pela proposta, é importante sempre indicar um segundo email para evitar que o cliente procure por outros fornecedores ou prestadores durante períodos de ausência temporária do trabalho, como por exemplo viagens e férias. - TELEFONE FIXO DO RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
Manter um número de telefone fixo para contato com o responsável pela proposta é fundamental, não se esconde de seus clientes, facilite a comunicação. - TELEFONE MÓVEL DO RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
Além do telefone fixo, forneça também uma telefone móvel, com whatsapp habilitado, isso facilitará demais a comunicação de tiro curto, com a troca de imagens, fotografias e até mesmo prints de tela.
CORPO:
- CÓDIGO (SKU) FABRICANTE
Seja transparente com o seu cliente e forneça o código do fabricante e caso de revenda. - CÓDIGO (SKU) FORNECEDOR
Padronize o seus estoque e facilite o referenciamento fornecendo um SKU próprio como forma do cliente obter um vínculo. - CÓDIGO (SKU) CLIENTE
Se possível vincule o SKU do seu cliente ao seu SKU próprio, isso facilitará a relação comercial e garantirá que você forneça além de um produto uma facilidade/solução. - DESCRIÇÃO
Descreva adequadamente o produto ou serviço oferecido, destacando descrição técnica da comercial. - QUANTIDADE
Informe em suas propostas a quantidade de forma objetiva, sem margem para interpretações ou erros, afinal ela passará pelas mãos de diversas pessoas até virar uma nota fiscal.
- UNIDADE
Informar corretamente a unidade de medida, evita transtornos para ambas as partes, como por exemplo, correções desnecessárias da proposta.
- NCM
A Nomenclatura Comum do Mercosul é item OBRIGATÓRIO em todas as propostas,e tem sido omitida por negligência, o que interfere na classificação do produto. - CST
A Classificação da Situação Tributária, é uma das informações mais importantes em uma proposta, uma vez que identifica a origem do produto, e determina como ela será tributada, evitando assim bitributações e reduzindo despesas ao aplicar a correta classificação dos produtos. - PREÇO UNITÁRIO SEM IMPOSTOS
Informar o valor unitário sem importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da requisição de compra. - PREÇO UNITÁRIO COM IMPOSTOS
Informar o valor unitário com importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da pedido de compra. - PREÇO SUBTOTAL SEM IMPOSTOS
Informar o subtotal sem importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da requisição de compra.
- PREÇO SUBTOTAL COM IMPOSTOS
Informar o subtotal com importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da pedido de compra. - PREÇO TOTAL SEM E COM IMPOSTOS
Informar o total com importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da requisição e do pedido de compra.
RODAPÉ:
- CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
Informar as condições de pagamento facilitará no momento da negociação, assim como na previsão orçamentária da engenharia ou manutenção. - PRAZO DE ENTREGA
O prazo de entrega não pode faltar, pois é através dele que o cliente poderá fazer compras programadas e evitar urgências. - FRETE
Informar o tipo de frete facilitará a logística na programação da coleta. - VOLUMES, DIMENSÕES E PESOS
Informar o tipo de frete facilitará a logística na programação da coleta. - VALIDADE DA PROPOSTA/ORÇAMENTO/COTAÇÃO
A validade da proposta permite ao pessoal de compras, em casos em que o processo é muito moroso, saber se ela deve ser atualizada durante a etapa de negociação.
Obs.: Em caso de IMPORTAÇÃO o NCM deve ser convertido pelo código SH ou HS.
Enfim, diante de tantas recomendações, é possível concluir que a elaboração de uma proposta técnica e comercial, não é um processo simples, e que demanda bastante organização no que tange manipular dados para apresentá-los de forma lógica e confiável, logo capriche nesta etapa, pois ela pode ser o diferencial da sua empersa, diante da concorrência, assim como pode colocá-lo a frente no mercado, pois nos dias atuais além de fornecer produtos e serviços é também necessário entregar facilidades e soluções.
